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■ファイリングコンセプト 「データベース構造と検索機能」
「ドキュメントは分類しきれない」、「だから「超」ファイリングシステムは分類しないファイリングなんです。」 私達は、ＷＥＢやセミナーなどで「超」ファイリングシステムをご紹介する時、よくこういったセリフを使用します。 そしてフォルダで分類された階層構造ではなく、「よく見る順のリスト表示です」ということをお話します。
そして、このお話をお聞きいただいたお客さまの殆どが、「フォルダが増えすぎて収拾がつかなくなった」、「“雑多”などというフォルダにドキュメントが溜まるだけで、まったく管理が出来ない」、「自分と他人とでは格納するフォルダが食い違ってくる。意思統一を図るのが非常に困難」など、ご経験も含めて「ドキュメントは分類しきれない、だから、まず分類ありきシステムではドキュメント管理の運用は成功しない」といった考えにご納得いただけるようです。
一方で、じゃサピエンスの「分類しないファイリング」、「よく見る順のリスト表示」とはいったいどのようなものなのか。
「よく見る順」とは、「重要度順」と同じ意味です。つまり、グループで使用中の皆様が閲覧や編集を繰り返すことにより、そのドキュメントの重要度高くし、ランキングの高い位置をキープします。この「重要度ランク」はさまざまな要素が複合しているアルゴリズムにしたがって決定されていますが、端的に申しますと下記のような要素（アクション）を解析し「重要度」ランクを決定しています。
１．新規登録
２．閲覧（30秒以上の閲覧を指します）
３．ドキュメント画像編集（マーカーやペン、スタンプなど）
４．ブック編集（ドキュメント内のページの並べ替えや挿入、結合など）
５．文章編集（ドキュメントに付けられている文章（キーワード）の編集）
６．属性編集（保管期限設定）
上記のアクションのタイミング（相対時間）によって、ランクが決まります。 つまり何かのアクションを行うとそのドキュメントは一時的にトップに立ちます。別のドキュメントでアクションが発生すると、それがトップに立ちますので、先ほどのドキュメントは2番手になる、という仕組みです。ランキングの更新は、全てのクライアントからサーバーへのアクセスがなくなってから約15分後に行われます。 この処理の繰り返しによりデータベース全体が「重要度順」となるわけです。
もちろん、重要度が高いドキュメントでも検索キーワードにヒットしてこなければ意味がありませんので、サピエンスではこのキーワード検索機能にもこだわり、さまざまな工夫を凝らしています。 たとえば、
１．解り易い "AND",
"OR",
"NOT" (="且つ",
"または",
"除く"）の条件設定... 1つのボックスに1つの語句を入力
２．１０段階に及ぶ絞込み検索
３．過去に使用したキーワードのメモリー
４．過去に使用した検索式（キーワードの組み合わせ）のメモリー
５．あいまい検索
６．大文字小文字、全角半角の区別をしないオプション
７．使用中パソコンでの閲覧履歴
８．日付条件との組み合わせ検索
９．検索対象データの割合指定
などです。また多くの検索エンジンとは違い、サピエンスでは文章のインデックス化はせず、テキスト全文検索を行います。このためインデックス化で起こりうるような検索の取りこぼしは一切ありません。もちろんインテル社製ＣＰＵの特性を生かした検索スピードの高速化の工夫もされています。
以上のコンセプトは、特に扱うドキュメントの量が多くなったときに威力を発揮します。検索結果として沢山の候補がリストアップされた際、単に時間の概念だけのリストでは目的のものを見つけ出すのに非常に時間がかかるでしょう。
「重要度順」＝「よく見る順」のリスト表示プラス高機能検索エンジンにより、このような問題を解決、質の高いナレッジマネジメントを実現するという点が、皆様から高いご支持を受けているポイントの一つなのです。 |
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